O segredo da organização pessoal
Essa é uma tarefa que não vem pronta na maioria dos sistemas que nos rodeia, quando é algo que temos que engolir, é fácil, basta preencher meia dúzia de campos, apertar alguns botões e pronto. Mas organização pessoal não é tão simples assim. Continuo aprendendo, acho que é um aperfeiçoamento eterno, mas o pouco que conquistei, espero que seja suficiente para auxiliar os leitores.
Neste artigo eu abordo:
- Organização de arquivos e diretórios
- Organização de emails
- Organização de agenda e compromissos
- Organização das tarefas
Organização de compromissos e tarefas
Vamos começar pela organização da sua agenda, compromissos e tarefas. Aqui eu explico a melhor forma de definir o que será feito no dia e como tratar as novas demandas que surgem a todo momento. No fundo é uma forma de não deixar as coisas se tornarem uma bola de neve.
Algumas das ferramentas indicadas são:
iCal – É o calendário padrão do mac, mas você não precisa utilizar exatamente o mesmo. Qualquer um que tenha o recurso de criar compromissos, recorrência e notificação funcionará muito bem.
Evernote – Sistema em cloud, que te auxilia a digitalizar tudo. Desde de voz, até cartões de visitas e simples anotações. Uma das grandes vantagens desse programa é o reconhecimento de caracteres a partir de fotografias.
Things – Sistema de gerenciamento de tarefas. Este, de longe, é o que eu mais gosto. Fornece recursos que facilitam muito a vida, mas existem diversas outras opções na internet para você escolher. Se você não quiser gastar, o conceito que eu explico aqui, funciona até com um arquivo texto.
Então o seu dia começa, você acorda numa bela manhã de sol, plenamente descansado. Sem sono algum toma um delicioso café da manhã, um bom banho e rumo ao trabalho.
Epa! Antes de sair você tem que dar uma olhada na sua agenda. Veja se tem alguma reunião ou qualquer compromisso agendado. Se você tiver um celular e ele for sincronizado com o seu computador, será bem mais prático, afinal ele sempre esta por perto. Aqui você já tem uma idéia de como será o seu dia, quantas reuniões, almoços, e até a melhor forma de ir vestido. Já que olhou o seu calendário, não custa nada dar uma espiada nas suas tarefas também.
A regra para dividir entre tarefas e calendário é a seguinte. Se você tem um horário especifico para tratar de determinado assunto, deve entrar no calendário, isso serve para reuniões, consultas médicas, prática de esportes e assim por diante. Agora se você precisa por exemplo, preparar um relatório, escrever um artigo, ler um livro, ou qualquer coisa que não tenha uma necessidade precisa de tempo, use a lista de tarefas.
Durante muito tempo eu só utilizei o calendário, já que toda tarefa precisa ser em um determinado momento do meu dia. Por que não agendar um horário? Seria o ideal, mas infelizmente existem contra-tempos nas nossas vidas, caso contrário estaríamos agendando até o horário de ir ao banheiro. O que eu faço, e sugiro que você faça, é agendar um momento do seu dia para trabalhar nas suas tarefas pendentes. Este será um momento que você vai abrir a lista de tarefas e matá-las o máximo que puder.
O dia vai passando e você já fez reunião, já conversou com a equipe, fez conference calls, e as demandas foram nascendo. Alguém pediu uma reunião, surgiu uma validação de tarefa, enfim, separe o que é calendário e o que é tarefa, e registre no seu devido lugar.
Qualquer compromisso que você agendar no calendário, não esqueça de pensar no tempo extra que você precisará investir antes ou depois de começar seu compromisso. Ele pode ser para dirigir, viajar, ou até aguardar em uma sala de espera. Reserve também uma margem de folga, afinal contra-tempos não são incomuns.
Mas não é só de reunião que você vive, as tarefas surgirão as pencas, faça um filtro antes e decida se irá executá-la imediatamente ou guardar para mais tarde. Só não tente ser o super-homem e tentar fazer tudo que surge imediatamente. Crie o conceito de FIFO (First in First Out), a tarefa que entra primeiro, sai primeiro. Chegou uma nova tarefa, registre e coloque na fila.
No sistema de tarefas eu uso três conceitos básicos. O today é o que eu tenho para fazer hoje. As tarefas agendadas, são marcadas para dias específicos, elas sempre aparecem como próximas tarefas, mas no today, elas só aparecem no dia que eu marcar. Quando elas acabam, eu dou uma olhada no next e arrasto o que tem lá na ordem da fila ou de maior importância para o today. Então as vezes o today é alimentado automaticamente pelas tarefas agendadas, mas a maior parte das vezes eu que defino o que farei no dia. Note que esse conceito você pode utilizar tranquilamente com um simples arquivo de texto.
Por mais brilhante que sua mente seja, não confie apenas nela para lembrar as coisas.
